La secretària executiva
- Els professionals de secretariat.
- Perfil de la secretària executiva.
- La secretària dins de l’empresa.
- La seva orientació professional: persones/tasques.
- Desenvolupament d’habilitats tècniques.
- Desenvolupament d’habilitats socioprofessionals.
Què és la imatge professional?
- La importància de la imatge i l’aspecte personal.
- Ser imatge de l’empresa.
- Oferir una imatge professional impecable.
- L’entorn professional: vestir adequadament.
- Altres formes de projectar imatge professional: la comunicació no verbal.
- Ètica, estètica, respecte i honestedat.
Les relacions interpersonals a l’empresa
- Comunicació eficaç com a base per a manejar adequadament les relacions.
- El difícil paper de la secretària quan és vehicle d’informació entre directius i companys.
- Els estils de direcció. Liderar o dirigir.
- Les relacions secretària-directiu.
- Les relaciones amb els companys de feina.
- Empatia i assertivitat.
- Client intern versus client extern.
La tècnica: organització i planificació
- L’organització de la feina.
- L’organització de l’entorn laboral.
- Gestionar adequadament els recursos i el temps.
- Els lladres del temps.
- Establir prioritats en les tasques diàries.
- Gestió telefònica.
Les noves tecnologies
- Les TIC's.
- Xarxes socials.
- L’oficina sense papers: gestió integral documental.
- Multiconferència, vídeo conferència, “conference call”.
L’organització de reunions d’empresa
- L’auge de les reunions.
- Tipus de reunions.
- Claus per a organitzar una reunió productiva.
- Reunió fora o dins de l’empresa.
- El paper de la secretària en una reunió.
- Diferents fases d’una reunió: l’abans, en i després de la reunió.
- Logística de la reunió.
- Interrompre una reunió
- Distribució dels participants, en funció dels seus fins i estratègies.
La comunicació escrita a l’empresa
- La importància de la comunicació escrita amb imatge d’empresa.
- L’estil corporatiu.
- La redacció. L’estètica del document.
- Els diferents tipus de documents.
- Redactar una convocatòria de reunió i l’acta de la mateixa.
- Recepció i tractament del documentació confidencial.
- El correu electrònic i la seva gestió.
Els viatges d’empresa
- Un viatge ben organitzat augmenta l’èxit del mateix.
- La planificació del viatge.
- Qui organitza els viatges d’empresa.
- Organitzar els viatges del seu cap i col·laboradors.
- Aspectes a tenir en compte: Itineraris, visites.
- Preparar el dossier del viatge.
- Aspectes importants: altres cultures, seguretat, aeroports, menjars.
Les relacions públiques i la secretària
- Quins actes pot organitzar una secretària.
- Elaborar la llista bàsica de l’acte.
- Avantatges i inconvenients quan s’organitzen esdeveniments dins o fora de l’empresa.
- Recepció i atenció de convidats. Rebre visites.
- Els tractaments, la conveniència del tutejament.
- Atenció: els regals de l’empresa.
- Personal de recolzament a direcció i a management.
- Secretaris/es de departament i d’àrea.
- Recepcionistes i personal administratiu que vulguin millorar la seva posició a l’empresa.
- Qualsevol persona que vulgui obtenir una base sòlida sobre les tècniques i habilitats que ha de dominar un/a secretari/a de direcció.
- Definir el perfil del personal de secretariat i les seves qualitats ètiques i humanes a partir d’una visió actualitzada del què esperen les empreses d’aquet col·lectiu.
- Dominar la comunicació verbal i no verbal en l’entorn professional, tant a través del correu electrònic com a l'hora d’interrelacionar-se amb clients, proveïdors, companys de feina, el cap directe, oferint les pautes i eines per a millorar la comunicació interpersonal.
- Obtenir una imatge professional impecable, atenent als criteris generals que dicten les normes empresarials.
- Organitzar de forma efectiva la feina diària, amb una correcta planificació i organització de les tasques, sabent gestionar adequadament els lladres del temps per a minimitzar el seu impacte i ser més productiva.
- Establir els objectius d’una reunió i planificar tots els detalls de la mateixa, determinant quin és el seu paper en cada moment.
És necessari disposar d’un PC amb algun d’aquests navegadors: Chrome 9-16, Firefox 4-9, Internet Explorer 9, Maxthon 3.0, SeaMonkey 2.1-2.3, Opera 11.50, Safari 5.1, Chrome 17-22, Firefox 10-15, Internet Explorer 10, Opera 12, Safari 6 . Tot i que el més recomanable és Google Chrome, ja que les seves versions són les que donen menys problemes, tenint en compte que les seves actualitzacions són més senzilles i freqüents.
Per a poder visualitzar la Web s'haurà de tenir instal·lat el plugin de Macromedia Flash 8 i l’Adobe PDF.
